Організація документообігу на підприємстві

ЗМІСТ

ЗМІСТ 2

ВСТУП 3

РОЗДІЛ І. ПОНЯТТЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ, А ТАКОЖ ВИМОГИ ДО ЇХ ОФОРМЛЕННЯ 6

1.1 Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення 6

1.2 Класифікація документів 12

РОЗДІЛ ІІ. ОБСЯГ, ЕТАПИ ТА ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ 18

2.1 Обсяг документообігу та вимоги до нього 20

2.2 Етапи документообігу 21

2.3. Попередній розгляд документів 22

РОЗДІЛ ІІІ. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ЇХ ВИКОНАННЯМ 23

3.1. Реєстрація документів 23

3.2. Контроль за виконанням документів та його терміни 25

ВИСНОВКИ 27

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 28

ДОДАТКИ 30

 

ВСТУП

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни «документообіг», «діловодство» та інше, розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важлива для становлення іміджу сучасної установи.

Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.

Разом з тим, одним з головних завдань сучасного діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я. Ю., Котдієва Я. І, Митяев К. Г, Блощинська В. А. та інші.

Сьогодні є актуальним свідоме ставлення до питань опрацювання оптимальної моделі організації діловодства на підприємстві відповідно до чинного законодавства. Саме в цьому аспекті необхідно забезпечити вивчення таких аспектів:

1. Організація системи раціонального документообігу та ділового технологічного циклу на підприємстві.

2. Визначення найефективніших форм та методів документування управлінської діяльності.

3. Забезпечення системи організації та ведення службової документації в установах, організаціях різних типів та видів.

Технологічна подібність діловодних процесів дозволяє сформулювати однакові вимоги до документів і організації документообігу на підприємстві. У зв’язку з цим рекомендації, викладені у цій роботі, можуть бути застосовані практично на будь-якому підприємстві або організації.

Об’єктом розгляду дипломної роботи є система організації та ведення корпоративної документації.

Предмет - документообіг та діловодний технологічний цикл на підприємстві.

Мета - на основі теоретичних відомостей проаналізувати методику організації документообігу на прикладі підприємства ВАТ «Львівгазвидобув».

У процесі дослідження теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання:

? висвітлити основні теоретичні відомості щодо організації документообігу на підприємстві;

? визначити основні елементи документного циклу підприємства;

? дослідити особливості корпоративного документного обігу;

? проаналізувати дотримання вимог, які стосуються організації документообігу на підприємстві. 

У ході написання роботи також були використані такі методи:

o метод аналізу;

o метод синтезу;

o порівняльний метод;

o узагальнення;

o протиставлення.